Co zrobić, żeby mail nie wpadał do SPAMu?

Dlaczego Twój e-mail nie dotarł do klienta? - na pewno to wina hostingu! Dlaczego nie docierają do mnie maile z fakturami? Czemu oferta, jaką wysłałeś, wpadła w SPAM? Tego typu pytania pojawiają się codziennie. Jak to się dzieje, że potrafimy latać dronem na Marsie, a nie potrafimy dostarczyć listu elektronicznego?

Zapisz się do newslettera, aby nie przegapić aktualizacji tego wpisu.

E-mail został wymyślony w 1965, a usługa wysyłki poczty pomiędzy komputerami w 1971. Od roku 1982 do wysyłki e-maili, wykorzystujesz protokół SMTP — technologię, która ma około 40 lat! Dojrzała technologia, ale czy to znaczy, że nie ma wad?

Mimo że przez ten czas pojawiło się sporo rozwiązań technologicznych, które ulepszają system poczty elektronicznej, to nadal jest to najbardziej zawodne oraz mało bezpieczne medium komunikacji. Dostawcy poczty dwoją się i troją, a niechciane wiadomości i tak docierają na skrzynki.

Czym jest tak naprawdę SPAM?

Według definicji SPAM-em nazywamy każdą niechcianą i niepotrzebną wiadomość. I tutaj zaczynają się schody dla wszystkich nadawców wiadomości. To odbiorcy decydują, która wiadomość to SPAM, a która nie. Chociaż nie wiem, jak bardzo byś się starał, to jeżeli adresat Twojego maila, nie chce go otrzymać — to go nie odbierze. Kropka.

Spamem jest każda wiadomość, której odbiorca nie chce odebrać.

SPAM możesz również otrzymywać poprzez komunikatory internetowe, wiadomości SMS czy zwykłe listy. Dowolne medium wymiany informacji może zostać zalane niechcianymi wiadomościami.

Jaki kraj wysyła najwięcej SPAMu?

Krajem który wysyła najwięcej spamu jest Rosja. Z Rosji pochodzi 

Kto decyduje o tym, co jest SPAMEM?

Jak to wygląda od strony nadawcy? Kiedy naciśniesz guzik Wyślij w programie pocztowym, połączy się on z serwerem SMTP i zleci wysyłkę przygotowanej wiadomości. W tym miejscu e-mail po raz pierwszy spotka się z systemem do rozpoznawania SPAM-u. Dobrze skonfigurowany serwer pocztowy, skanuje pocztę przed jej wysłaniem i decyduje czy jest ona niechciana, czy może ruszyć w drogę do odbiorcy.

Kolejnym takim miejscem będzie serwerownia, w której znajduje się Twój serwer pocztowy. Również i oni mogą przyblokować wychodzący ruch poczty elektronicznej, jeżeli otrzymają informacje, że wysyłasz SPAM (lub np. newsletter, na który poskarżyły się serwery odbiorców).

Wystarczy, że odbiorcy podobnych wiadomości oznaczą, je jako SPAM, wtedy i w Twojej skrzynce będzie tak ona oznaczana. Poniżej przykład komunikatu w GMailu. Akurat ta wiadomość dla mnie nie jest SPAMEM i jest bardzo ważna: mail z CV potencjalnego pracownika.

Jeżeli Twoja wiadomość dotrze do serwera nadawcy, to tam ponownie zostanie sprawdzona przez systemy antyspamowe. Zweryfikują one wiele różnych parametrów maila i zadecydują czy wiadomość jest SPAM-em i należy ją usunąć, dostarczyć do folderu SPAM lub skrzynki odbiorczej.

Może się także trafić, że wysyłasz wiadomość, która przypomina SPAM i wiele systemów pocztowych tak ją oznaczy. GMail informuje to w następujący sposób:

Mail wysłany przez Ciebie może nigdy nie dotrzeć do nadawcy i to nie Ty o tym decydujesz! W większości przypadków decydują za Ciebie i za odbiorcę, serwery.

Przeczytaj także jak: Wirtualna Polska blokuje maile do Czytelników OKO.press.

To odbiorca decyduje, co dla niego jest niechcianą i niepotrzebną wiadomością, czyli SPAMEM

Ostatnim miejscem, gdzie wiadomość od Ciebie jest weryfikowana, będzie skrzynka odbiorcy. Różne ustawienia filtrów w skrzynce, będą decydowały czy dana wiadomość jest SPAM-em, czy nie oraz co z nią zrobić. Na przykład odbiorca może posiadać filtr w swojej skrzynce, która każdą wiadomość ze słowem promocja traktuje jako SPAM.

Jakie mechanizmy określają, czym jest SPAM?

Takich mechanizmów jest naprawdę dużo, od komercyjnych rozwiązań po społecznościowe projekty. Każdy dostawca poczty elektronicznej stosuje różnego rodzaju filtry oraz oprogramowanie, które pozwolą określić, czy dana wiadomość jest SPAM-em. Oto niektóre z rozwiązań, jakie są stosowane:

• BlackListy (DNSBL — Domain Name System-based blackhole list) - publiczne listy, na których umieszcza się serwery podejrzane o wysyłanie SPAMU (a wcale go nie muszą wysyłać, tak zwany false positive). Jeżeli trafi na listę Twój serwer hostingowy, jest duże prawdopodobieństwo, że maile z niego wysłane, będą oznaczane jako SPAM. Ostatnio popularna blacklista dnsrbl.org, przestała działać i przez to większość serwerów pocztowych, fałszywie oznaczała poprawne wiadomości jako SPAM.
• AbuseIPDB - projekt mający na celu pomoc w zwalczaniu rozprzestrzeniania się hakerów, spamerów i nadużyć w Internecie, poprzez zgłaszanie podejrzanych adresów IP. Strona projektu: abuseipdb.com.
• IP Reputation - komercyjny projekt podobny do AbuseIPDB dostępny pod adresem talosintelligence.com.
• Weryfikacja SPF, DKIM, DMARC - serwery odbiorców sprawdzają poprawność rekordów DNS, które mają pomóc w uwierzytelnieniu serwera pocztowego nadawcy.
• Greylisting - serwer odbiorcy, który używa metody szarej listy, odrzuca maile od nierozpoznanych nadawców przy pierwszej próbie ich dostarczenia. Serwer, który nie wysyła SPAM-u, powinien ponowić wysłanie wiadomości, która zostanie dostarczona. Ten mechanizm z punktu widzenia odbiorcy powoduje opóźnienia w dostarczaniu wiadomości, ale skutecznie walczy ze spamerskimi serwerami
• Analiza składni maila - różnego rodzaju filtry, które sprawdzają, czy nagłówki wiadomości są poprawnie ustawione.
• Analiza treści maila - badana jest również treść maili pod kątem słów, linków do podejrzanych stron, z których korzystają osoby wysyłające SPAM. Niestety Twoje maile, które zawierają dużo linków (np. stopka z linkami do social media, strony firmowej), również mogą dostać etykietę SPAM.
• Spamtrapy - duzi dostawcy poczty, posiadają fikcyjne konta pocztowe, które nie są dostępne publicznie. Takim maile może być np. ania@onet.pl. Jeżeli wyślesz maila na taki adres, zostaniesz uznany za SPAMERA, ponieważ ten mail nigdy nie mógł być poprawnie zapisany do Twojego newslettera.
• I wiele innych mechanizmów opartych o Big data oraz sztuczną inteligencję.

Jak widzisz, tego jest naprawdę dużo, z czego większość po stronie odbiorcy.

Jeden mail dotarł a drugi wpadł do SPAM-u

Czasami dzieje się tak, że jeden e-mail wysłany od Ciebie dotrze do odbiorcy a drugi już nie. Albo korespondujesz z jedną osobą z firmy, a maile od drugiej wpadają w SPAM. Dlaczego tak się dzieje?

Pamiętaj, że o tym, co jest SPAM-em decyduje wiele czynników. Być może oba maile były na granicy bycia i niebycia oznaczonym jako SPAM? A może drugi mail posiadał coś, co ewidentnie nosi znamiona SPAM-u? Ja tak miałem! Korespondowałem z Agencją SEO i maile bez problemu do mnie docierały. Mail z załącznikiem PDF (faktura) został uznany przez GMail za SPAM, gdyż pochodził od osoby, z którą do tej pory nie wymieniłem ani jednego maila. Wiadomość nie zawierała żadnej treści. Był tylko załącznik. To wystarczyło, aby program pocztowy uznał maila za SPAM.

Czy łatwo wysłać fałszywego maila lub SPAM?

Niestety tak. Bardzo łatwo.

Wysłanie wiadomości elektronicznej niewiele różni się od wysłania zwykłego listu. Wpisujesz nadawcę, odbiorcę i wrzucasz do skrzynki na listy. Dokładnie tak samo jest z pocztą elektroniczną. Sam możesz ustawić kto jest nadawcą zmieniając odpowiednie nagłówki wiadomości. Są nawet do tego narzędzia typu emkei.cz.

Bez problemu udało mi się wysłać e-mail jako andrzej@prezeydent.pl i systemy antyspamowe Gmaila nie oznaczyły takiej wiadomości jako fałszywej! Jak to? Tak prosto podszyć się pod e-mail prezydenta? Tak.

Pamiętaj, że podszywanie się pod inną osobę jest karane:

KK. Art. 190a. [Uporczywe nękanie. Kradzież tożsamości]
§ 1. Kto przez uporczywe nękanie innej osoby lub osoby jej najbliższej wzbudza u niej uzasadnione okolicznościami poczucie zagrożenia lub istotnie narusza jej prywatność,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
§ 2. Tej samej karze podlega, kto, podszywając się pod inną osobę, wykorzystuje jej wizerunek lub inne jej dane osobowe w celu wyrządzenia jej szkody majątkowej lub osobistej.

Wynika to przede wszystkim z tego faktu, że domena prezydent.pl nie posiada mechanizmów, które chronią ją przed podszywaniem się pod nią (mechanizmy SPF, DKIM oraz DMARC) - phishingiem oraz wiadomość nie wygląda na SPAM z punktu widzenia filtrów contentowych.

Co to jest dostarczalność poczty?

Jak już zapewne się domyślasz to, że klikniesz guzik Wyślij, nie oznacza, że Twój e-mail trafi do skrzynki odbiorczej.  Część z tych maili zostanie oznaczona jako SPAM lub nigdy nie dotrze do miejsca docelowego. I tutaj pojawia nam się dostarczalność.

Dostarczalność to wskaźnik, który mówi o tym ile procent wysłanych maili przez Ciebie, jest doręczona a ile zostanie odrzucona lub oznaczona jako SPAM.

Każdemu nadawcy a przede wszystkim tym, którzy zajmują się e-mail marketingiem, będzie zależało na zwiększeniu dostarczalności.

Jak zwiększyć dostarczalność poczty?

Ze zwiększaniem dostarczalności poczty jest troszkę jak z SEO. Wiele drobnych elementów technicznych, contentowych mogą wpłynąć na lepszą pozycję w wynikach wyszukiwania, tak samo, jak w polepszeniu współczynnika dostarczalności.

Znając mechanizmy, jakie klasyfikują wiadomości jako SPAM, możesz starać się sugerować, że wiadomość od Ciebie jest poprawna.

Kwestie techniczne

Ważnym elementem zwiększenia dostarczalności poczty są technologiczne aspekty. Poprawne ustawienie serwera pocztowego, rekordów DNS i wiele innych elementów stanowi ważny element uwiarygodnienia Twoich wiadomości.

Pamiętaj, że nawet jeśli ustawisz wszystko poprawnie, to i tak odbiorca może uznać Twoje wiadomości za niechciane.

Rekordy SPF, DKIM oraz DMARC. Zacznę od tych rzeczy technicznych, bo o nie jest najwięcej pytań, oraz dużo osób wierzy w to, że skorzystanie z tych magicznych technologii, sprawi, że ich poczta dotrze do odbiorcy. Niestety prawdziwy SPAM-erzy również korzystają z tych mechanizmów, by uwiarygodnić swoje wiadomości.

Ustaw revDNS

Jedną z ważniejszych rzeczy jest poprawnie ustawienie rekordu revDNS – czyli odwrotny DNS (ang. reverse DNS). Działa ono poprzez tłumaczenie adresu IP Twojego serwera wysyłkowego na adres domenowy. Dzięki temu, serwer odbiorcy może sprawdzić, czy Twoje wiadomości pochodzą od wiarygodnego źródła.

Aby skorzystać z tej funkcji, musisz skontaktować się ze swoim dostawcą poczty i poprosić o konfigurację revDNS na Twoim serwerze. Warto pamiętać, że Twoja firma hostingowa musi zaoferować Ci prywatny adres IP, aby taka funkcja była możliwa.

Niestety, wiele hostingów współdzielonych nie zapewnia takiej możliwości, co może wpłynąć negatywnie na dostarczalność Twojej poczty elektronicznej. Dlatego warto wybrać sprawdzonego dostawcę usług hostingowych, który oferuje prywatny adres IP.

Sender Policy Framework (SPF)

To tekstowy rekord w domenie, z jakiej wysyłasz maile, mówiący z jakich adresów IP, możesz wysyłać e-maile ze swojej domeny. Poprawne ustawienie tego rekordu ma gwarantować, że nikt nie podszyje się pod Twój adres e-mail. Natomiast musisz pamiętać o tym, że to odbiorca decyduje o tym, czy sprawdzi, że wysłałeś maila z dozwolonego adresu IP i co z tym zrobić.

Często to pole jest przez odbiorców ignorowane lub ustawienie SPF to sugerują.

Wysyłając pocztę poprzez inne usług np. systemy do mailingu, musisz poprawnie ustawić ten rekord, aby zezwolić im na wysyłkę adresów w Twoim imieniu. Przykład:

v=spf1 include:_spf.mlsend.com +a +mx include:_spf.google.com -all

Wpis ten pozwala na wysyłkę poczty poprzez Google Workspace, Mailerlite oraz bezpośrednio z serwera, na którym jest trzymana ta strona. 

DomainKeys Identified Mail (DKIM)

Skoro za pomocą rekordu SPF pochwaliłeś się jakie serwery mogą wysyłać pocztę w Twoim imieniu, to teraz warto ją uwierzytelnić. Wysyłając wiadomość e-mail, w nagłówkach wiadomości, Twój program pocztowy zapisuje zaszyfrowane informacje na temat wysyłki. Odbiorca, sprawdzając odpowiedni rekord DNS w Twojej domenie, odszyfruję tę wiadomość, aby potwierdzić nadawcę.

Przykładowy rekord DKIM:

v=DKIM1;k=rsa;p=MIGfMA0GCSqGSIb3DQEBAQUAA4GNADCBiQKBgQDeIhtCv3vUinyhKiKtZ8efjHGGo8gE1T+o7gLrvo6yRtdz9ICe6Fz5sgz0WYFW5nCV4DmaTcS25TfgWKsLggGSBdDxzShyvgdKJkG3b4+73rT/5opnRceqQf1qndnMZfkb/0/YciMKNQmigj9IGwKypj6CoIr1s46jRGy4Ws7LQIDAQAB

Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC)

DMARC to kolejny mechanizm oparty o rekordy DNS pozwalający zweryfikować poprawność wiadomości e-mail. Jeżeli poprawnie go skonfigurujesz, to zobaczysz kto wysyła maile z Twojej domeny (np. phishing lub zapomniany przez Ciebie serwer).

Technologia DMARC opiera się na rekordach SPF oraz DKIM, zatem musisz mieć je ustawione. DMARC przekaże informacje do serwera odbiorcy co powinien zrobić z wiadomością wysyłaną z Twojej domeny: czy powinien ją przyjąć lub odrzucić, bo jest to phishing.

Dzięki DMARC oraz takiej usłudze jak np. dmarcian otrzymasz raporty dotyczące wysyłek z Twojej domeny. Zobaczysz, które serwery wysyłają maile, a nie są dozwolone na liście SPF lub nie podpisują wiadomości za pomocą DKIM.

Brand Indicators for Message Identification (BIMI)

Brand Indicators for Message Identification (BIMI) to standard e-mailowy, który umożliwia dodanie logo marki do uwierzytelnionych wiadomości wysłanych z Twojej domeny. Klienci poczty e-mail, którzy obsługują BIMI, wyświetlają Twoje logo obok Twoich wiadomości w skrzynce odbiorczej. Dzięki BIMI, loga marki i ich właścicielstwo są weryfikowane za pomocą certyfikatów Verified Mark (VMC), dzięki czemu odbiorcy mogą mieć pewność, że wyświetlane w ich skrzynce odbiorczej logo są autentyczne.

Dzięki BIMI, logo Twojej marki pojawia się w skrzynce odbiorcy jako ikona obok wiadomości od Twojej organizacji. Ikona może również być wyświetlana wewnątrz wiadomości. Klient poczty e-mail odbiorcy określa, gdzie ikona będzie się pojawiać dla wiadomości wysłanych za pomocą BIMI.

BIMI to standard, który dopiero się rozwija. Najnowsze wymagania i wiadomości na temat BIMI można uzyskać od grupy roboczej BIMI.

Przykładowy rekord BMI:

v=BIMI1; l=https://kamilporembinski.pl/logo.svg; a=;

Podpis cyfrowy wiadomości e-mail S/MIME

Podpis cyfrowy poczty S/MIME to standardowe narzędzie służące do zapewnienia bezpieczeństwa w e-mailach. S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) pozwala na szyfrowanie i podpisywanie cyfrowe wiadomości e-mail, co zapewnia poufność i integralność przesyłanych informacji.

Podpis cyfrowy S/MIME działa poprzez użycie klucza prywatnego, który jest znany tylko użytkownikowi, który go wygenerował. Ten klucz prywatny jest wykorzystywany do podpisu cyfrowego, który pozwala na zweryfikowanie tożsamości nadawcy i potwierdzenie, że wiadomość nie została zmieniona w trakcie przesyłania.

Odbiorcy mogą zweryfikować autentyczność podpisu cyfrowego S/MIME poprzez użycie klucza publicznego, który jest udostępniony przez nadawcę. Jeśli podpis cyfrowy zostanie zweryfikowany, odbiorca może mieć pewność, że wiadomość pochodzi od prawdziwego nadawcy i że treść nie została zmieniona w trakcie przesyłania.

Podsumowując, podpis cyfrowy poczty S/MIME jest narzędziem służącym do zapewnienia bezpieczeństwa i autentyczności przesyłanych wiadomości e-mail poprzez wykorzystanie szyfrowania i podpisu cyfrowego, który potwierdza tożsamość nadawcy oraz integralność treści wiadomości.

Sprawdź reputacja serwera i jego IP

Może zdarzyć się tak, że wysyłasz maile z adresu IP serwera, który posiada w Internecie, niską reputację. Otrzymuje on taką zwykle ze względu na wysyłanie SPAMU lub zgłoszenia ze strony odbiorców.

Korzystając z popularnych narzędzi, dostępnych w sieci, możesz sprawdzić reputację swojego serwera, domeny lub adresu IP. Pamiętaj, że są to tylko narzędzia, a nie wyrocznie. Może zdarzyć się tak, że jedno narzędzie pokaże, że Twoja domena znajduje się na serwerze o dobrej reputacji, a inne wręcz odwrotnie.

Do weryfikacji reputacji IP polecam korzystać z:

• https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
• https://www.abuseipdb.com/
• https://talosintelligence.com/reputation_center/

Zobacz sam, że pierwsze narzędzie, które sprawdza, czy Twoja domena nie występuje na blackilstach, w darmowej wersji sprawdza 30 z nich. Nie pokaże, że jesteś zablokowany na jakiejś innej, z której aktualnie korzysta Twój odbiorca.

W wersji płatnej, Twój serwer zostanie sprawdzony już na 100 blacklistach. Nawet jeżeli na nich nie występujesz, nie gwarantuje, że serwer odbiorcy posiada swoją blacklistę, na której Cię zablokował.

Co to jest Greylisting?

Metoda szarej listy bardzo dobrze sprawdza się w zniechęcaniu Spamerów do nękania Twojej skrzynki, ale również może być irytująca dla Ciebie, jeżeli wysyłasz lub odbierasz pocztę. Dlaczego? Już wyjaśniam!

Serwery pocztowe, które korzystają z szarej listy, odrzucą Twojego maila, przy pierwszej próbie jego doręczenia. Tak! Odrzucą Twojego maila, zwracając kod błędu, że występują u nich tymczasowe problemy. Jeżeli Twój serwer jest poprawnie skonfigurowany, zrozumie taką odpowiedź i wyśle maila ponownie za jakiś czas - zgodnie ze specyfikacją protokołu pocztowego. Tym razem Twoja wiadomość zostanie dostarczona.

Jeśli poczta pochodzi z serwera rozsyłającego SPAM, na ogół nie jest wysyłana ponownie i można taki serwer zgłosić na blacklisty.

Kwestie marketingowe

Nie tylko techniczne ustawienia wysyłanego maila, mogą zwiększyć jego dostarczalność, ale także to, co z nim robi odbiorca. Walka ze SPAM-em u dużych dostawców opiera się już nie tylko na prostych filtrach, ale także na Big Data. Powstają także filtry behawioralne, które decydują czy wiadomość będzie chciana, czy nie.

Wysyłając pocztę do odbiorcy, który ma pocztę w takich usługach jak Gmail, Outlook.com, należy pamiętać o skomplikowanych mechanizmach, które decydują co jest SPAM-em.

Tworząc maila, warto skonstruować go w taki sposób, aby odbiorca wszedł w interakcje z tą wiadomością i nie koniecznie usunął ją do kosza lub oznaczył jako SPAM.

Samo otworzenie wiadomości przez odbiorcę, daje sygnał do "serwera pocztowego", że ta wiadomość nie jest niechciana lub na taką nie wygląda. Dodanie nadawcy do kontaktów, praktycznie gwarantuje Ci, że wiadomości od "znajomego" nie wpadną w SPAM. Teraz już wiesz, czemu w wielu newsletterach o to jest prośba w pierwszym mailu, jaki otrzymujesz?

Kliknięcie linku w mailu, przeniesienie do innego folderu, nadanie mu etykiety, sugeruje, że jest do dla Ciebie coś więcej niż niechciana wiadomość. Takie systemy pocztowe jak Gmail, uczą się jak reagujesz na wiadomości i na tej podstawie potem decydują za Ciebie co otrzymasz.

Analizuj treść swoich wiadomości

Analizowanie tego, co wysyłasz w swoich wiadomościach, moim zdaniem jest jedną z ważniejszych rzeczy, aby poprawić dostarczalność. Nie chodzi mi już o to, że dobrej jakości treść, jest chętnie odbierana przez czytelnika maila, ale o to, że tak samo na nią zadziałają wszystkiego rodzaju filtry antyspamowe.

Reputację Twojego maila, może zepsuć fikuśna stopka z logiem Twojej firmy, jaką zawsze dodajesz. Wiele filtrów antyspamowych obniża wiarygodność maila, jeżeli są w nim załączniki, obrazki lub linki do zewnętrznych stron. A takimi stronami mogą być na przykład popularne skracacze linków.

Zdecydowanie ładniej w mailu wygląda krótki link typu: https://bit.ly/3jq8nUi niż pełen długi adres. Niestety, przez tego typu serwisy, ukrywane jest wiele stron phishingowych, wykradających dane itp. Dlatego wstawienie takiego linka, do treści Twojej wiadomości, obniża jej jakość.

Ustaw poprawny preheader

Preheader to pierwsze zdanie, jakie wyświetli się w podglądzie wiadomości w programie pocztowym. Jeżeli będzie ono atrakcyjne dla odbiorcy, to zdecydowanie zwiększy szanse na otworzenie e-maila. Odczytany e-mail to sygnał dla systemów anty spam, że wiadomość jest pożądana.

Jeżeli samodzielnie nie ustawisz tego zdania, program pocztowy sam wyświetli pierwsze słowa, jakie znajdzie w mailu. I tak może to być Newsletter nr 80 lub Nie widzisz tej wiadomości? albo informacje o rabacie 10 zł.

Segmentuj odbiorców

Skoro już wiesz, że duże systemy pocztowe analizują co się dzieje z mailami, jakie wysyłasz, warto przestać wysyłać maile tam, gdzie nikt ich nie czyta. I tak dobre programy do wysyłki mailingów, potrafią segmentować odbiorców na różne grupy np. osoby, które nie otworzyły żadnego Twojego maila albo nie wykonały tego w ciągu ostatnich 90 dni.

W ten sposób możesz kolejny newsletter, wysłać tylko do tej grupy, która otwiera od Ciebie maile. Jeżeli wysyłasz maile do dużej liczby odbiorców z poczty Gmail, a oni nie otwierają wiadomości od Ciebie, Gmail zacznie traktować Twoją domeną jako wysyłającą SPAM.

Wysyłaj maile do osób, które tego chcą i je czytają.

Dbaj o jakość Twojej listy mailowej

To chyba jedna z najważniejszych zasad zwiększania dostarczalności poczty. Z definicji SPAM to niechciana poczta, zatem nie ma nic gorszego niż wysyłanie wiadomości do osób, które nie chcą ich otrzymywać.

Dlatego tak bardzo ważne jest, aby usuwać subskrybentów, którzy nie chcą otrzymywać od Ciebie maili lub ich nigdy nie otworzyli. Takie osoby mogą oznaczać wiadomości od Ciebie jako SPAM lub ich systemy pocztowe mogę je tak klasyfikować, skoro nigdy nie były odczytane przed odbiorcę.

Nie daj się złapać na Spam trap!

Spam trap to adres e-mail - pułapka. Są to specjalne adresy pocztowe, tworzone przez dostawców poczty takich jak np. Gmail, Onet czy Wirtualna Polska. Takie adresy mailowe nigdy nie wyrażały zgody na otrzymywanie wiadomości. Jeżeli zatem na taki adres trafi jakiś newsletter od Ciebie, zostaniesz od razu uznany za SPAMERA.

Innym przykładem tworzenia spam trapów, są nieużywane konta pocztowe. Duże firmy pocztowe, wykorzystują porzucone adresy mailowe do tego celu.

Jeżeli nie monitorujesz swojej bazy subskrybentów, nieaktywne kontakty mogą stać się spam trapem!

Skąd w Twojej liście subskrybentów taki e-mail?

Adresy takie mogą znajdować się w zakupionych bazach pocztowych na aukcjach internetowych, można je pozyskać zbierając e-maile umieszczone na stronach czy forach internetowych oraz po prostu takim spamtrapem może być mail, którego od ponad roku nikt nie używał.

Korzystanie z mechanizmów double opt-in pozwala na uniknięcie wysyłania newsletterów na spam trapy.

Rozróżniaj maile transakcyjne od marketingowych

Maile transakcyjne to wszystkie automatyczne wiadomości, wysyłane po wykonaniu określonej czynności na Twojej stronie. Przykładem takiego maila może być przypomnienie hasła, potwierdzenie zakupu w sklepie, zmiana statusu doręczenia usługi przez kuriera itp.

Tego typu maile są bardzo chętnie otwierane i wręcz wyczekiwane przed odbiorców, dlatego ich dostarczenie w szybki i bezproblemowy sposób jest bardzo ważne.

W przypadku maili z newsletterów czy klasycznych mailingów, mamy do czynienia głównie z reklamą, przesłaniem treści sprzedażowych lub edukacyjnych. Tutaj odbiorcy bardzo często reagują negatywnie na takie maile.

Dlatego warto mieć osobne infrastruktur do wysyłki maili transakcyjnych oraz newsletterów. Jeżeli odbiorcy uznają te drugie maile za SPAM, to te pierwsze dużo ważniejsze, nie będą tak postrzegane.

Maile transakcyjne:

• https://emaillabs.io/
• https://www.redlink.pl/
• https://www.mailgun.com/
• https://aws.amazon.com/ses/
• https://sendgrid.com/
• https://mailchimp.com/features/transactional-email/
• https://www.smtp2go.com/

Email marketing:

• https://www.mailerlite.com/
• https://mailchimp.com/
• https://freshmail.pl/
• https://www.getresponse.pl/
• https://user.com/en/
• https://www.activecampaign.com/
• https://www.hubspot.com/products/marketing/email

Zmieniaj tytuły, nadawców lub poproś o odpisanie na maila

Wejście w interakcję z odbiorcą może dać pozytywny lub negatywny wynik. Jeżeli odbiorca oznaczy Twoją wiadomość za SPAM to istnieje ogromne prawdopodobieństwo, że kolejnej wiadomości już nie otrzyma. A co jeżeli tego nie zrobił, tylko ustawił filtry w poczcie? Na przykład filtruje wiadomości od witaj@kamilporembinski.pl i kieruje do zakładki Newsletter?

Już chyba domyślasz się co można zrobić. Zmieć nadawcę wiadomości na hej@kamilporembinski.pl, aby ominąć filtr i trafić do skrzynki głównej. Tak samo możesz eksperymentować z nazwą nadawcy a może popełnij błąd ortograficzny w tytule wiadomości? Wiesz ile osób nie dość, że ją otworzy to jeszcze odpisze? A przecież nikt nie odpisuje SPAMErom i filtry takiego GMaila szybko się uczą.

Jak sprawdzić, czy mój mail może być uznany za SPAM?

Jest wiele narzędzi online, które pomogą sprawdzić Ci, czy maile, jakie wysyłasz mogą nosić znamiona SPAM-u. Pamiętaj jednak, że to tylko narzędzia i nawet jeżeli nie pokażą, że Twój e-mail nie wysyła niechcianej poczty, to i tak odbiorca może ją za taką uznawać.

Najpopularniejszym narzędziem jest mail-tester.com. System generuje adres pocztowy, na jaki należy wysłać testowaną wiadomość. Kiedy tylko ona dotrze, pokaże się wynik jakości maila.

Narzędzie sprawdza jakość treści maila, poprawność rekordów SPF, DKIM oraz DMARC. Analizowane są również serwery, z jakich mail wyszedł i sprawdzane jest, czy nie znajdują się one na blacklistach.

Inne narzędzie to na przykład:

• glockapps.com/spam-testing
• mailgenius.com

Wysyłam dużo maili. Jak to robić najlepiej?

Wiele osób pyta, czy hosting lub pojedynczy serwer VPS? A może dedykowany adres IP na serwerze współdzielonym? Tak naprawdę to najlepiej skorzystać z usług dedykowanych do wysyłki mailingów jak, np. Mailerlite, Freshmail lub inne.

Jak już zapewne wiesz, systemy pocztowe odbiorcy, analizują skąd wysyłany jest e-mail. Jeżeli go wysyłasz z serwera współdzielonego, jakim jest np. hosting, musisz brać to pod uwagę, że z tego serwera maile wysyłają również inni klienci hostingu. Nie wiesz jakiej jakości są ich maile, czy nie wysyłają niechcianej poczty, a może ich strona jest zainfekowana i śle po prostu SPAM? Zresztą... nie musi słać nawet spamu.

Serwery takie jak np. poczty Onetu limitują ilość otrzymanych maili na godzinę z danego adresu IP. Jeżeli zatem wysyłasz maila z hostingu, na którym np. stoi forum dyskusyjne, które wysłało dziesiątki powiadomień na maile użytkowników Onetu, to Twój mail tam nie dotrze. Ilość otrzymanych maili z jednego IP przez Onet będzie przekroczona.

W takim wypadku nawet administratorzy hostingu nie pomogą. O ile udaje im się jeszcze wykryć spamera, to notyfikacje z forum nie są spamem, a z Twojego punktu widzenia, blokują dostarczenie poczty na bezpłatne skrzynki jak Onet czy Wirtualna Polska.

To dlaczego usługi do newsletterów nie mają takich problemów?

Przede wszystkim te systemy wyspecjalizowały się w wysyłce dużej ilości poczty. Bardzo dbają o to, co jest wysyłane przez ich serwery oraz posiadają dużą liczbę adresów IP, z jakich wychodzi poczta. Dzięki temu mogą omijać limity, a jak jakiś ich adres IP będzie miał niską reputację, skorzystają z innego.

Dodatkowo takie systemy bardzo często mają umowę z dużymi dostawcami poczty, aby maile od nich omijały limity i nie wpadały w SPAM.

Podsumowanie

Pocztę elektroniczną można porównać do tradycyjnego listu. Wkładamy go do skrzynki lub zostawiamy na poczcie. Wysłaliśmy? Jedyne czego możemy być pewni, to fakt, że zleciliśmy jego wysłanie.

Dojdzie na czas? Czy zostanie w ogóle wysłany? Jaką drogę pokona? Ile osób po drodze może go przeczytać, otworzyć, a nawet zmienić jego treść?

Z pocztą e-mail jest podobnie. Mimo wielu technologi, które zwiększają jej dostarczalność, to moim zdaniem jedno z gorszych mediów do komunikacji. Domyślnie nie zapewnia szyfrowania treści, a jego wdrożenie dla większości jest trudne.

Z drugiej strony e-mail, to jedna z najbardziej popularnych, tanich i dostępnych, praktycznie dla każdego, metod komunikacji.