Uzależniamy swój biznes od BigTech i SaaS

Żyjemy w świecie, który z dnia na dzień staje się coraz bardziej cyfrowy. Prowadzenie biznesu bez specjalistycznych narzędzi jest dziś niemal niemożliwe. Systemy do wysyłki newsletterów, platformy do zarządzania sklepem internetowym, programy do fakturowania - wybór jest ogromny, a korzyści wydają się oczywiste. Zakładasz konto, płacisz niewielki miesięczny abonament i w mgnieniu oka zyskujesz potężne narzędzie, które automatyzuje Twoją pracę.

Brzmi jak bajka, prawda? Niestety, jak to w bajkach bywa, zawsze pojawia się jakiś czarny charakter. W tym przypadku nie jest to haker w czarnej bluzie, a... drobny druk w regulaminie, nagła zmiana cennika lub polityka firmy, od której właśnie uzależniłeś cały swój biznes. Witaj w świecie vendor lock-in, czyli cyfrowej smyczy, którą dostawcy usług zakładają na Twoją firmę.

Regulamin? Jaki regulamin? Zmiana zasad w trakcie gry

Wyobraź sobie, że kupiłeś rewelacyjne oprogramowanie z licencją lifetime. Płacisz raz, korzystasz dożywotnio. Brzmi uczciwie. Inwestujesz czas i pieniądze w integrację narzędzia, przenosisz do niego dane klientów, szkolisz pracowników. Twój biznes zaczyna na nim polegać.

Aż pewnego dnia otrzymujesz maila: Drodzy użytkownicy, zmieniamy model biznesowy. Wasza licencja lifetime wygasa, a od przyszłego miesiąca zapraszamy do przejścia na atrakcyjny model subskrypcyjny za jedyne 99 dolarów miesięcznie.

Czujesz się oszukany? Słusznie. Niestety, takie praktyki się zdarzają. Dostawca wie, że zainwestowałeś zbyt wiele, by teraz odejść. Migracja do innego systemu byłaby kosztowna, czasochłonna i skomplikowana. Stajesz przed wyborem: płać albo giń. To pierwsza, bardzo bolesna lekcja na temat tego, kto tak naprawdę dyktuje warunki w tej relacji.

Cennik idzie w górę, a Ty idziesz na dno

Nawet jeśli od początku korzystasz z modelu subskrypcyjnego, nie możesz czuć się bezpiecznie. Niedawne afery związane z nagłymi i drastycznymi podwyżkami cen pokazały, jak krucha jest stabilność biznesów opartych na zewnętrznych platformach. Doskonałym przykładem jest sytuacja z platformą BaseLinker.

W październiku 2024 roku firma ogłosiła nowe zasady rozliczeń, a już od stycznia 2025 roku w życie wszedł nowy, znacznie wyższy cennik. Wzrost cen dotknął wszystkie plany, ale szczególnie uderzył w plan Enterprise, skierowany do największych sprzedawców. Dla firm z tego segmentu miesięczne koszty poszybowały z około 2 500 zł do ponad 10 000 zł, a w skrajnych przypadkach mogły przekroczyć nawet 100 000 zł. Co więcej, wprowadzono nowy model opłat oparty na prowizji od obrotu w wysokości 1,3-1,5% - podczas gdy wcześniej opłaty były znacznie niższe.

Dostawca usług, widząc, że tysiące firm są od niego uzależnione, może podnieść ceny o kilkaset procent. Dlaczego? Bo może. Wie, że koszt migracji i ryzyko z nią związane są dla wielu przedsiębiorców barierą nie do przeskoczenia. Z praktycznego punktu widzenia, lepszym rozwiązaniem dla firmy jest oszacowanie i przyjęcie strat związanych z podwyżką w stosunku do kosztów poniesionych, aby tej zależności uniknąć. W ten sposób, z miesiąca na miesiąc, Twoje koszty rosną, a Ty niewiele możesz z tym zrobić.

Twoje dane, ale nie Twoja własność

Jednym z największych zagrożeń związanych z danymi jest ich wyciek, ale równie dużym problemem jest brak dostępu do nich. Wszystkie informacje o klientach, zamówieniach, fakturach, kampaniach mailowych - to najcenniejsze zasoby Twojej firmy. Przechowujesz je w chmurze dostawcy, wierząc, że są bezpieczne i dostępne na żądanie.

A teraz spróbuj je wszystkie wyeksportować w użytecznym formacie. Nagle okazuje się, że:

• Eksport jest niemożliwy lub bardzo ograniczony (np. tylko 1000 rekordów na raz).
• Format danych jest bezużyteczny i nie da się go łatwo przenieść do innego systemu.
• Tracisz kluczowe powiązania - możesz wyeksportować klientów i zamówienia osobno, ale bez informacji, kto co zamówił.

Wyobraź sobie, że wynajmujesz biuro, ale wszystkie meble, komputery i dokumenty, które do niego wniesiesz, mogą zostać tam na zawsze, jeśli właściciel tak zdecyduje. Absurd? W świecie cyfrowym to niestety częsta praktyka. Pamiętaj, że dane wrzucone do sieci powinieneś traktować jako dane publiczne, a co dopiero, gdy nie masz nawet pewności, czy możesz je odzyskać. To dlatego tak ważne jest, aby regularnie tworzyć kopie zapasowe swoich danych, nawet tych trzymanych w chmurze.

Witaj w labiryncie automatycznej obsługi

Gdy wszystko działa, jesteś zadowolony. Ale co się stanie, gdy pojawi się problem? Awaria, błąd systemu, pytanie, na które nie znasz odpowiedzi? Próbujesz skontaktować się z działem wsparcia. I tu zaczyna się koszmar.

Zamiast człowieka, wita Cię chatbot. Przekopujesz się przez dziesiątki artykułów w bazie wiedzy, które nie odpowiadają na Twoje pytanie. W końcu udaje Ci się wysłać zgłoszenie. Po 48 godzinach otrzymujesz automatyczną odpowiedź, która jest kopią artykułu, który już czytałeś.

Dla wielkich korporacji jesteś tylko kolejnym wpisem w systemie CRM. Nikomu nie zależy na rozwiązaniu Twojego indywidualnego problemu, bo obsługa tysięcy takich jak Ty byłaby zbyt droga. Awarie IT zdarzają się każdemu, ale w sytuacji, gdy nie możesz liczyć na żadne wsparcie, drobny incydent może przerodzić się w katastrofę dla Twojego biznesu.

Aplikacja znika, a Ty zostajesz z niczym

Istnieje jeszcze jeden scenariusz, o którym rzadko się myśli, a który jest równie bolesny - Twoje ulubione narzędzie po prostu... znika. Startup, który je stworzył, zbankrutował, bo model biznesowy się nie sprawdził. Albo, co gorsza, został wykupiony przez większego gracza, który nie był zainteresowany rozwojem produktu, a jedynie przejęciem bazy klientów lub technologii. Po kilku miesiącach dostajesz krótkiego maila: Z dniem, usługa zostanie wyłączona. Dziękujemy za współpracę.

I co teraz? Zostajesz na lodzie. Bez narzędzia, które było krwiobiegiem Twojej firmy, bez dostępu do danych historycznych i z pilną potrzebą znalezienia i wdrożenia czegoś nowego "na wczoraj". To nie jest hipotetyczna sytuacja - w dynamicznym świecie technologii takie rzeczy dzieją się regularnie. Poleganie w 100% na jednej, zewnętrznej usłudze, bez planu awaryjnego, to jak budowanie domu na wynajętym gruncie - pewnego dnia właściciel może po prostu kazać Ci się spakować.

Plan B, czyli Twoja cyfrowa polisa ubezpieczeniowa

Czy to oznacza, że mamy porzucić wszystkie dobrodziejstwa aplikacji SaaS i wrócić do Excela i papierowych segregatorów? Absolutnie nie. Oznacza to, że musimy podchodzić do nich z większą świadomością i zawsze mieć plan awaryjny. Cyberbezpieczeństwo to znacznie więcej niż temat IT.

Co możesz zrobić, aby nie dać się zamknąć w złotej klatce?

1. Myśl jak prawnik, zanim podpiszesz cyrograf. Zamiast przeklikiwać regulamin, potraktuj go jak umowę kredytową. Poszukaj konkretnych zapisów: w jakich okolicznościach i o ile może wzrosnąć cena? Czy dostawca gwarantuje możliwość eksportu wszystkich danych? Czy może zamknąć usługę z 30-dniowym wypowiedzeniem?

2. Wybieraj narzędzia z otwartymi drzwiami. Upewnij się, że platforma oferuje pełny i łatwy eksport Twoich danych w popularnych formatach (np. CSV, SQL). Testuj tę funkcję regularnie!

3. Twórz własne kopie zapasowe. Nie polegaj wyłącznie na backupach dostawcy. Regularnie eksportuj kluczowe dane i przechowuj je w bezpiecznym miejscu, najlepiej zgodnie z zasadą 3-2-1 (trzy kopie, na dwóch różnych nośnikach, jedna w innej lokalizacji).

4. Miej alternatywę w zanadrzu. Zanim w pełni uzależnisz się od jednego narzędzia, zrób rozeznanie na rynku. Wiedza o tym, dokąd mógłbyś się przenieść, daje Ci silniejszą pozycję negocjacyjną i poczucie bezpieczeństwa.

5. Rozważ własne rozwiązania lub open-source. W przypadku kluczowych elementów biznesu, takich jak platforma e-commerce, warto rozważyć oprogramowanie typu open-source lub dedykowane rozwiązanie. Daje to pełną kontrolę nad kodem, danymi i kosztami, choć wymaga większych nakładów początkowych.

Podsumowanie

Aplikacje SaaS to potężne narzędzia, które mogą przyspieszyć rozwój Twojego biznesu. Ale jak każda potęga, niosą ze sobą ryzyko. Ślepe zaufanie i brak strategii awaryjnej mogą w jednej chwili zamienić wygodę w kosztowną pułapkę.

Pamiętaj, że w cyfrowym świecie Twoja niezależność jest Twoją największą walutą. Zanim dasz się skusić obietnicą złotej klatki, sprawdź, czy jej drzwiczki otwierają się również od środka. Bo kiedy przyjdzie czas na wyprowadzkę, musisz mieć pewność, że możesz zabrać ze sobą wszystko, co najcenniejsze - swoje dane.