Jak prowadzenie firmy w Polsce przestało być straszne

1 sierpnia 2007 roku założyłem swoją pierwszą działalność gospodarczą. Pamiętam to do dziś. Miałem wtedy więcej entuzjazmu niż wiedzy, ale jedno wiedziałem na pewno: chcę mieć swoją firmę.

Tylko że wtedy to naprawdę było wyzwanie. Wszystko robiło się na papierze. Formularze, wnioski, deklaracje — drukarka pracowała jak szalona, a ja biegałem od okienka do okienka, upewniając się, że przypadkiem nie zapomniałem jakiegoś załącznika. Prowadzenie firmy oznaczało wtedy kontakt z urzędami, wizyty w ZUS-ie i sporo stresu. Trzeba było drukować każdą fakturę i z całym stosikiem papierów iść do księgowej, która wprowadzała je ręcznie do systemu. Czasem jeszcze przynosiło się je na płycie CD albo pendrive'ie — jak w prehistorii cyfrowego świata. Tak po prostu wyglądała rzeczywistość.

Ale z czasem to się zmieniło. I to radykalnie. Pojawiły się narzędzia, które pozwalają zautomatyzować księgowość, deklaracje podatkowe, obsługę pracowników i całą firmową papierologię.

Księgowość? Dziś robi się sama (prawie)

Z biegiem lat pojawiły się narzędzia, które zrewolucjonizowały prowadzenie biznesu. Pierwszy raz, kiedy odpaliłem system do księgowości online, miałem wrażenie, że coś tu nie gra. Wystawiłem fakturę jednym kliknięciem. Wygenerowałem JPK i wysłałem go do urzędu skarbowego — nie wychodząc z domu. System sam przypomniał mi o ZUS-ie i policzył ile mam zapłacić. Co więcej, dzięki tej automatyzacji obsługuję miesięcznie ponad 7000 faktur — samodzielnie, bez potrzeby zatrudniania księgowej na etat czy tworzenia działu finansów. A kosztuje mnie to dosłownie grosze.

Brzmi zbyt pięknie? A jednak to prawda. Gdyby ktoś mi w 2007 powiedział, że będę ogarniać tysiące faktur miesięcznie bez księgowej, nie uwierzyłbym.

Od kilku lat używam takich platform jak Fakturownia, które robią za mnie większość rzeczy:

• faktury,

• deklaracje,

• ZUS,

• obsługa pracowników,

• roczne PIT-y,.

Płacę niecałe 30 zł miesięcznie i oszczędzam przy tym dziesiątki godzin każdego miesiąca, które wcześniej poświęcałem na ręczne wypełnianie dokumentów czy konsultacje z księgową i nie muszę znać ustawy o VAT na pamięć. Wszystko działa, a ja mogę się skupić na rozwijaniu firmy, a nie na wypełnianiu papierków.

Dziwię się, że wiele jednoosobowych działalności gospodarczych nadal męczy się z księgowymi, zamiast poświęcić 10 minut na przeklikanie tego samemu i to lepiej i taniej.

A rejestracja firmy?

Pamiętam, ile czasu zajęło mi zarejestrowanie mojej pierwszej działalności. Dziś... wystarczy kilkanaście minut. Logujesz się do CEIDG profilem zaufanym, wypełniasz prosty formularz i gotowe. Nawet spółkę z o.o. da się założyć online, bez wychodzenia z domu, dzięki systemowi S24 i podpisowi elektronicznemu.

Kiedyś potrzebna była teczka z dokumentami — dosłownie. Zanim zarejestrowałem działalność, zebrałem kilkanaście zaświadczeń i formularzy, co zajęło mi dobrych kilka dni. Samo umówienie się na wizytę w urzędzie trwało dłużej niż dziś rejestracja całej firmy online. Teraz — przeglądarka internetowa i trochę chęci.

Przedsiębiorca 2.0

Dzięki cyfrowym narzędziom nie jestem już gościem z segregatorem i kalkulatorem. Jestem przedsiębiorcą, który może działać szybko, automatycznie i bez stresu. Profil zaufany, ePUAP, e-podpis — to wszystko sprawia, że nawet kontakt z urzędami wygląda dziś inaczej. Wysyłam wniosek, dostaję odpowiedź, załatwione. Bez kolejek.

A co z urzędnikami?

No właśnie — tutaj też zaszła ogromna zmiana. Panuje opinia, że kontakt z urzędami to droga przez mękę, pełna obojętności i biurokracji. Ale moja rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej.

Przez te wszystkie lata miałem wiele kontaktów z urzędnikami — zarówno w ZUS-ie, jak i w urzędach skarbowych. I w zdecydowanej większości przypadków trafiałem na ludzi kompetentnych, pomocnych i życzliwych. Tak, to nie żart. Wielokrotnie zdarzało się, że coś pomyliłem, czegoś nie dopisałem, a urzędnik zamiast mnie „dobić” — po prostu dzwonił lub pisał maila z informacją, co poprawić. Załatwialiśmy to często od ręki, bez dramatów.

Najbardziej zaskoczyła mnie sytuacja, kiedy sprzedawałem firmę. Urzędnicy sami się angażowali, dopytywali, czy wszystko się zgadza, podpowiadali, co warto zrobić krok po kroku, żeby cały proces przebiegł szybko i poprawnie.

To nie są już czasy „pani z okienka”, która wzdycha na widok każdego petenta. To często ludzie, którzy chcą pomóc i naprawdę to robią. Oczywiście, wszystko zależy od podejścia, ale jeśli Ty jesteś uprzejmy i przygotowany — jest duża szansa, że spotka Cię dokładnie to samo.

Ale strach pozostał…

Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że mimo tych wszystkich udogodnień, wiele osób wciąż się boi. Bo ZUS, bo skarbówka, bo „papierologia”. Ja też się bałem, ale niepotrzebnie. Prawda jest taka, że największym wyzwaniem nie jest dziś prowadzenie księgowości czy rejestracja działalności.

Najtrudniejsze jest zbudować coś, co ma sens. Znaleźć klientów. Ogarnąć rynek. I nie wypalić się po drodze.

Na koniec

Jeśli myślisz o założeniu firmy i boisz się tego, co było straszne w 2007 — możesz odetchnąć. Dziś prowadzenie biznesu jest prostsze niż kiedykolwiek. Ja zacząłem wtedy, gdy wszystko trzeba było robić ręcznie. Ty możesz zacząć w czasach, kiedy większość zadań robią za nas systemy.

I serio — to nie boli, jest fajne.

A jeżeli chcesz zautomatyzować procesy w swojej firmie, odezwij się do mnie.