Jak procedury i checklisty ułatwiają pracę?

Procedury, checklisty oraz spisywanie zadań, towarzyszą mi na każdym kroku: od pracy, hobby przez różne obowiązków. Te trzy niesamowite narzędzia sprawiają, że doba ma więcej godzin, a rzeczy nudne i powtarzalne zaczęły wykonywać automaty, a delegowanie zadań stało się prostsze.

Czym jest procedura, checklista oraz todolista?

Na samym początku warto zdefiniować te pojęcia, którymi będę się posługiwał w tym artykule.

Procedura

Procedurą jest ustalony sposób pewnego działania, przeprowadzenia procesu, opis kroków jakie należy wykonać do osiągnięcia zamierzonych celów. Prościej? Procedurą jest na przykład przepisy na ciasto:

• przesiej mąkę na stolicę,
• wymieszaj ją z cukrem, masłem i jajkiem,
• dodaj mleko,
• ugniataj aż do uzyskania jednolitej masy,
• wstaw do piekarnika nagrzanego do 180 stopni na 10 minut.

Celem procedur jest opisanie powtarzalnego procesu, aby wykonywać go szybciej, dokładniej oraz popełniać mniej błędów podczas wykonywania.

Checklista

Checklista, czyli lista kontrolna to zestaw punktów, które należy sprawdzić lub wykonać, aby można było poprawnie wykonać daną procedurę. Odwołując się do przepisu na ciasto, checklista będzie wyglądała następująco:

• Sprawdź, czy posiadasz mąkę, jajka, cukier itp,
• Stolnica, działający piekarnik, foremka do ciasta,
• Prąd w mieszkaniu na najbliższe 30 minut ;).

Celem checklist jest kontrola poprawności wykonania danej procedury, ocena stopnia jej ukończenia lub sprawdzenie, czy posiadamy wszystkie elementy do jej rozpoczęcia.

Checklista to potężne narzędzie a jej skuteczność zależy jej złożoności. Bardziej dokładna i szczegółowa, zwiększa skuteczność, kosztem czasu jej przygotowania.

Todolista

Todolista, czyli lista zadań jaką powinniśmy wykonać w danym czasie. To właśnie tutaj lądują wszelkiego rodzaju zadania typu: zapłacić rachunki przed końcem miesiąca, upiec ciasto na dzień dziecka (mamy już na to procedurę i checklistę kontrolną).

Celem todolist jest uporządkowanie zadań, nadanie im priorytetu oraz po prostu pamiętanie o ich wykonaniu. 

Czy pracując samemu, potrzebujesz tego wszystkiego?

Prowadząc samodzielnie firmę, ma się na głowie wiele rzeczy związanych z biurokracją, prawem i podatkami. Na koniec dnia okazuje się, że nie ma czasu za zajęcie się tym co przynosi Ci zysk w firmie. To gdzie jeszcze masz mieć czas na procedury? Przecież to rozwiązanie dla wielkich korporacji, a nie jednej osoby, czy małego zespołu.

To błąd. W większości przypadków praca polega na odtwarzaniu pewnego procesu w sposób cykliczny. Niezależnie czy jest to odpisanie na maila z ofertą, czy zmontowanie stołu z desek. Aby pracować efektywniej, wydajniej i popełniać mnie błędów, należy skorzystać z tych trzech narzędzi.

Pamięć ludzka jest zawodna a w natłoku codziennych obowiązków, możesz zapomnieć o wielu rzeczach. Raz nie dokręcisz nogi od stołu, dwa nie załączysz oferty do maila, trzy zapomnisz o terminie wykonania zlecenia.

Jak tworzyć i utrzymywać procedury oraz checklisty?

Kiedy rozmawiam z małymi firmami lub freelancerami, to bardzo często słyszę, że "nie mamy czasu na spisanie tego wszystkiego". I to jest prawda, jeżeli myślimy o rewolucyjnym podejściu do zmian, które polegają na rzuceniu wszystkiego i spisaniu procedur. To wymaga poświęcenia kilku dni a nawet tygodni, aby tego dokonać.

Ale możesz zrobić to lepiej, metodą ewolucyjną. Wystarczy poświęcić kilka minut dziennie na tworzenie procedur, aby po pewnym czasie osiągnąć zamierzony cel.

U mnie sprawdza się spisywanie wszystkiego w locie. Kiedy siadam do dowolnego zadania, spisuję kroki jakie wykonuję. Na początku wyglada to mniej więcej tak:

• Wejdź do Mailerlite
• Ustaw nową kampanię
• Kliknij wyślij

Z biegiem czasu, wykonując tę czynność raz na jakiś czas, moja procedura wysyłania mailngu staje się coraz bardziej precyzyjna. Pojawiają się dokładniejsze opisy oraz linki, które ułatwiają nawigację do konkretnego miejsca itp:

• Zaloguj się do Mailerlite. Hasła do usługi są w BitWarden.
• Kliknij guzik Create campaign
• Uzupełnij pole Subject, wpisując zmienną name a potem tytuł,
• W polu Who is it from? wpisz swoje imię lub nazwę firmy
• ...

Procedura wysyłki mailingu z biegiem czasu, będzie coraz bardziej precyzyjna i dokładna. Za każdym razem kiedy chcesz wysłać mailing, czy wykonać daną czynność, sięgasz po odpowiednią procedurę. Wykonaj punkt po punkcie. Kiedy coś się nie zgadza, zmieniło się lub wymaga wyjaśnienia, od razu to popraw.

W ten sposób procedury tworzą się praktycznie same i są aktualizowane na bieżąco.

Tak samo należy postępować z checklistami. Za każdym razem kiedy czegoś Ci braknie, zapomnisz naładować telefon, nie zabierzesz dodatkowej karty pamięci do aparatu albo wyślesz mail bez grafiki, warto to zapisać w checkliście. Kontrolne punkty pozwolą Ci eliminować błędy, jeszcze przed uruchomieniem procedury (pre-checklist).

Jak korzystając z procedur i checklist wdrożyć automatyzację?

Pamiętam jak procedura do zainstalowania serwera miała ponad 50 punktów. Widząc ją po raz pierwszy, przerażała mnie. Wykonując ją praktycznie codziennie, dokładnie te same punkty zauważyłem, że sporo z nich można zautomatyzować.

Odwołując się do przykładu z procedurą wysyłania mailingu, możesz zamiast uzupełniać pola ręcznie, skorzystać z szablonów, templatek w systemie do wysyłki. Narzędzia do Email Marketing Automation umożliwiają automatyczne ich tworzenie i wysyłanie np. w momencie jak dodasz artykuł na bloga.

Coś co do tej pory robisz ręcznie np. wysyłasz newsletter o nowym artykule, możesz zautomatyzować na podstawie procedury. Punkty opisujące jak ma wyglądać mail opisujesz w szablonie do wysyłki, treści które kopiujesz ze strony mogą zaczytywać się automatycznie itp. Twoja nowa procedura będzie wyglądała następująco:

• Zaloguj się do Mailerlite. Hasła do usługi są w BitWarden.
• Sprawdź poprawność automatycznie utworzonej kampanii (checklista Mailing z newsa na blogu),
• Kliknij Send Campaign.

Jeżeli kilka tego typu wysyłek akceptowanych ręcznie, przejdzie bez błędu, możesz pokusić się o całkowitą automatyzację i jeszcze bardziej zoptymalizować procedurę.

Czy ułatwi Ci to delegowanie zadań?

Jak najbardziej! Wykonując dowolne zadanie, możesz w prosty sposób wydelegować zewnętrznej firmie czy osobie np. sprawdzenie danej checklisty. Skupiasz się wtedy na wykonaniu zadania, a nad pilnowaniem jego jakości i poprawności skupia się ktoś inny. Jeden problem z głowy!

I tutaj znowu pojawia się wiele korzyści. Wykonując samodzielnie pracę, a potem oceniając jakoś jej wykonania, możesz wiele rzeczy przeoczyć. Codziennie sprawdzasz czy mail z ofertą posiada załącznik, więc raczej tego za kolejnym razem nie zapomnisz wykonać. Niestety taka rutyna, klikanie czegoś na pamięć, w końcu pozwala na pomyłki. Osoba z zewnątrz, która dokona takiej weryfikacji, wyłapie błędy z checklisty lub odkryje nowe i zaktualizuje listę kontrolną.

A skoro mowa o aktualizacji. Podobnie jest z procedurami. Mając opisany proces pewnej czynności, możesz go w łatwy sposób wydelegować do innej osoby. Masz gotową instrukcję jak coś wykonać. Potem możesz za pomocą checklisty, sprawdzić jakość takiego zadania.

Kolejnym plusem delegowania zadania, jest aktualizacja procedur przez nową osobę. Kiedy tworzysz procedurę, pewne punkty są dla Ciebie tak bardzo oczywiste (Koń, jaki jest, każdy widzi), że je pomijasz. Klątwa wiedzy. Osoba, która do tej pory tego nie robiła, powinna zadać wiele pytań, a następnie odpowiedzi jakie uzyska, zapisać w procedurze.

W czym pomagają nam Todolisty?

Lista zadań do wykonania przede wszystkim powinna pomóc w uporządkowaniu w czasie tego co masz do wykonania. Pomoże ona również Ci w delegowaniu zadania i przypisaniu go do konkretnej osoby.

Moi zdaniem jedną z ważniejszych rzeczy w todoliście, jest data do kiedy takie zadanie należy wykonać. Czy jest coś gorszego niż zawalenie terminu?

W internecie dostępnych jest wiele narzędzi do prowadzenia todolist: od najprostszych po takie, które potrafią łączyć zadania w większe projekty, tworzyć podzadania, ustawiać zadania blokujące się wzajemnie itp. Duże systemy do zadań, posiadają również wbudowane mechanizmy do tworzenia procedur lub checklist.

Narzędzia

W internecie dostępnych jest sporo narzędzi, które ułatwią pracę z procedurami, checklistami oraz todolistami. Na sam początek wystarczy jednak kartka papieru lub dowolny system do współdzielenia dokumentów.

W moim przypadku do spisywania procedur, świetnie nadają się Google Sites, jako jeden z elementów Google Workspace. Dzięki temu narzędziu, tworzę wewnętrzną Wiki, która opisuje wiele procesów i procedur. Można skorzystać także z narzędzia typu MediaWiki i postawić ją na hostingu.

Checklisty możesz również zapisać w podobnej formie, jako kolejna strona w Google Site. Możesz także skorzystać z takich narzędzi do prowadzenia notatek jak Evernote, OneNote, Google Keep (element Google Workspace) czy Notion.

Zadania w formie todolist możesz spisywać w narzędziach takich jak Trello, Jira, Asana, Clickup lub wiele innych. Jest tego naprawdę bardzo dużo i znajdziesz na pewno coś dla siebie.

Podcast

Na ten temat możesz także posłuchać w moim gościnnym wystąpieniu w WP Talks #12: Jak prosta checklista pomoże Ci zadbać o Twoją stronę, zwiększyć dochody i oszczędzić czas.

Książka

Dobrą pozycją do przeczytania jest książka "Potęga checklisty" Atula Gawande. Znajdziesz tam wiele przykładów, jak tego typu narzędzia ulepszyły wiele dziedzin w Twojego życia.