Macierz Eisenhovera, czyli jak zapanować nad priorytetami?

Iść na przerwę a może odpisać na tego maila, czy odebrać telefon od przełożonego? W jakiej kolejności zająć się tymi zadaniami, aby nie utracić nad tym kontroli i nie popaść w bezsilność? Rozwiązaniem tych problemów może być Macierz Eisenhowera (nazywana także Matrycą lub Kwadratem Eisenhowera).

Jak sobie radzić z dużą ilością zadań, które są pilne i mają priorytet? W natłoku spraw, rzeczy ważne ustępują pilnym sprawom, a zadaniom trywialnym poświęcane jest za dużo czasu. W efekcie czego dbanie o zdrowie, wykształcenie czy kontakt z bliskimi oddala się na dalszy plan. Jak sobie z tym poradzić?

Priorytet jest tylko jeden

Szok i niedowierzanie, ale tak jest. Priorytet oznacza przywilej pierwszeństwa, a pierwszy może być tylko jeden. Słowo zapożyczone z łacińskiego prior, dziś bardziej stosowane jest w liczbie mnogiej i określa kolejność lub ważność danego zadania. Pojawiają się takie określenia jak pierwszy priorytet, najważniejszy, większy, wyższy i tym podobne. To powoduje jedynie chaos. Dlatego przydałoby się jakieś narzędzie, które to uporządkuje.

Zadania ważne a pilne

Sprawy jakie są do wykonania, można podzielić na dwie grupy: pilne oraz ważne.

I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.

Dwight Eisenhower

Eisenhower uważał, że to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. Zatem jak odróżnić sprawy pilne od ważnych?

Zadania pilne

KIedy mówimy o pilnych sprawach, to mamy na myśli wszystkie te które mają ustalony termin wykonania - deadline i jest on bardzo bliski. Czas ten może być różny w zależności od typu zadania i trwać od kilku godzin do nawet dni.

Zadania pilne wymagają praktycznie natychmiastowego działania, są bardzo często reakcją na sygnały z otoczenia. Nagły telefon od szefa, choroba, zbliżający się termin oddania projektu itp. Zadania te powodują frustrację, stres oraz dezorganizują ułożony wcześniej plan działania.

Jeżeli tego typu zadania dominują na Twojej liście, to prawdopodobnie nie radzisz sobie z zarządzaniem czasem oraz asertywnością. Klienci lub Twój przełożony bardzo łatwo może wrzucać zadania, które są pilne, ale wcale nie muszą być ważne.

Zadania ważne

Z zadaniami ważnymi jest zupełnie inaczej. Nie wymagają one natychmiastowego działania, dlatego są odkładane na bok i zaniedbywane. Z biegiem czasu stają się zadaniami pilnymi i zaczyna się gaszenie pożarów.

Zadania ważne to te, które są pewnym celem, misją i kierują się wartościami. Realizowanie zadań ważnych wiąże się z dużymi konsekwencjami - pozytywnymi lub negatywnymi w przypadku zaniedbania.

Tego typu sprawy mają największe znaczenie, wpływają na jakość pracy czy życia z dłuższej perspektywy czasu. Przykładem takich zadań jest np. samokształcenie się, dbanie o zdrowie.

Skupiać się na tym co ważne, czy pilne?

Sprawy pilne oraz ważne ciągle walczą o naszą uwagę. Niestety ulegamy tym pierwszym zbyt często, a te które w perspektywie czasu, dadzą nam więcej, są ignorowane. Eisenhower stworzył metodę, która służyła do zwiększania osobistej produktywności i dziś zwie się Macierzą Eisenhowera.

To narzędzie pozwala uporządkować zadania w czterech ćwiartkach i nadać im ważność oraz priorytet.

Dlaczego "lubimy" zadania pilne?

Które zadania określisz jako te priorytetowe? Zapewne te, które należy zrealizować w najbliższym czasie. Działając odruchowo, nasz mózg wybierze te zadania, które należy zrealizować tu i teraz. Wszystkie sprawy, maile zatytułowane ASAP, generują w nas ogromne emocje i dlatego po nie sięgamy. Zadania z bliskim terminem realizacji są dla naszego mózgu sexi! Ich efekty są bardziej i szybciej widoczne, zadania same upominają się o zajęcie się nimi i wzbudzają nas do działania natychmiastowego.

Jeżeli nie nauczymy się poprawnie klasyfikować ważności zadań, a ważne będą dla nas tylko ASAPy, nasze życie będzie wyglądało jak wieczne gaszenie pożarów. Rzeczy pilne i ważne ciągle będą konkurowały o naszą uwagę.

Macierz Eisenhovera

Macierz dzieli zadania na cztery grupy, przy porządkując im pilność oraz ważność:

• Ćwiartka I – pilne i ważne,
• Ćwiartka II – ważne, ale niepilne,
• Ćwiartka III – pilne, ale nieważne,
• Ćwiartka IV – niepilne ani nieważne.

Ćwiartka I - pilne i ważne

Najbardziej emocjonująca i gorąca ćwiartka w Macierzy Eisenhovera! To tutaj gasimy pożary, zmagamy się z krótkim czasem wykonania ważnych zadań. Im mamy ich więcej w tym obszarze, tym więcej generujemy problemów. Praca nad zadaniami z tej ćwiartki powoduje uczucie napięcia, stres oraz zmęczenie czy wypalenie zawodowe.

Zadania z pierwszej ćwiartki to wszystkie, którymi musisz zająć się teraz lub najszybciej jak to jest możliwe. Termin ich realizacji jest bardzo blisko a konsekwencje ich nie wykonania są duże. Klasyfikujesz tutaj wszystkie sprawy niecierpiące zwłoki, które mogły nagle się objawić:

• awarie, kryzysy, nagłe wypadki,
• sytuacje chorobowe,
• zbliżające się terminy złożenia dokumentów,
• nauka na jutrzejszy egzamin,
• nagła rekrutacja nowego pracownika, po odejściu poprzedniego,
• przygotowanie prezentacji na jutrzejszą konferencję.

Zadania z tej ćwiartki to również efekt zaniedbań i odwlekania spraw ważnych, i niestety jest to większość. Odkładanie zadań ważnych na później, kończy się najczęściej gaszeniem pożarów np. można zaplanować wymianę opon z letnich na zimowe w dogodnym dla nas terminie, niż czekać do ostatniej chwili i stać w długich kolejkach pod serwisem. To samo tyczy się dbania o zdrowie, płacenia rachunków. Zostawienie zadań ważnych i niepilnowanie ich, zemści się w postaci nagłych ASAPów.

Ćwiartka II - ważne, ale niepilne

Tutaj znajdują się wszystkie ważne sprawy, które nie posiadają terminu realizacji. To idealne miejsce na strategię długoterminową, realizację celów oraz marzeń. Realizacja zadań z tej ćwiartki zapobiega pożarom.

Skupiając się na zadaniach z tej ćwiartki, jesteśmy proaktywni oraz planujemy swój czas. Zajmujemy się jedynie ważnymi zadaniami, terminy nas nie gonią a ich realizacja daje dużo satysfakcji. To w tej ćwiartce wpisujemy takie zadania jak:

• stworzenie procedur w firmie,
• opracowanie standardu obsługi klienta,
• strategia marketingowa firmy,
• content marketing,
• planowanie budżetu firmowego,
• szkolenia.

Realizacja tych zadań, daje długofalowe efekty oraz zapobiega awarią. Dobrze wyszkolony pracownik, popełnia mniej błędów, opracowana strategia marketingowa przyciąga nowych klientów itp. Od realizacji tych zadań zależy samopoczucie oraz jakość pracy i wysokość  dochodów.

Ćwiartka III - pilne, ale nieważne

Iluzja zadań ważnych, cudze priorytety - tak można określić tę ćwiartkę. Znajdują się tutaj zadania, które dla nas nie są ważne ale pilne dla kogoś. To wszelkiego rodzaju wrzutki od innych osób. Chcąc uniknąć poczucia winy, że nie pomagamy koledze z pracy, skupiamy się na tych zadaniach. Długa praca w takim stanie, powoduje frustrację, brak realizacji ważnych zadań oraz poczucie straty czasu.

Wcielając się w rolę ratownika, bierzemy na swoje barki kolejne nieważne dla samego siebie tematy np:

• wrzutka od przełożonego, z której nie jesteśmy rozliczani,
• prośba od kolegi z pracy o ponowne wyjaśnienie tematu, tylko dlatego, że sobie tego nie zapisał,
• przygotowanie raportów, których nikt nie czyta,
• kolejna bezsensowna telekonferencja, czy "zdzwonienie się".

Ćwiartka IV - niepilne ani nieważne

Zmęczeni pracą w pozostałych ćwiartkach, uciekamy do Ćwiartki IV. To tutaj znajdują się wszelakiego typu pożeracza czasu, które odciągają nas od realizacji konkretnych zadań. Wiele z tych zadań może powodować iluzję produktywności. Długie przebywanie w tej ćwiartce powoduje zaniżanie własnej wartości, stratę czasu oraz różnego rodzaju uzależnienia.

Przykładowe zadania to:

• spotkania służbowe, których nie jesteś interesariuszem,
• scrollowanie po social mediach,
• długie pogawędki biurowe, bicie piany,
• pokolorowanie zeszłorocznych raportów w Excelu,
• pomysły typu fajnie byłoby zrobić...

Ćwiartka IV to idealne miejsce na zabijanie czasu, sposób na odkładanie ważnych spraw na bok i wymówkę, że nie marnujemy czasu - bo przecież coś robimy.

Wady Macierzy Eisenhovera

Papier przyjmie wszystko, tak samo jak dowolne zadania możemy wpisać w macierz. W życiu nie jest już tak kolorowo i to narzędzie może nie wystarczyć. Idealnie sprawdza się do porządkowania spraw na wysokim poziomie ogólności, czy szybkiej klasyfikacji zadań do wykonania. W życiu codziennym, ja bym jej nie stosował.

Problemem również jest przyporządkowanie zadania do kategorii. To co dla mnie jest z kategorii I, dla kogoś może być w III.

Kolejny problem to delegowanie zadań z III ćwiartki. Jeżeli pracujemy samodzielnie lub jesteśmy szeregowym pracownikiem, to na kogo mamy delegować zadania? Macierz sprawdza się na najwyższych stanowiskach, gdzie na ogólnym poziomie możemy rozplanować rzeczy i to my decydujemy o ich priorytecie.

Macierz słabo się sprawdza, kiedy mamy kogoś nad sobą (kierownik, szef) i może on znam zmieniać ważność zadań czy ich priorytet.

Podsumowanie

Mimo wielu wad, Macierz Eisenhovera to proste narzędzie, które sprawdza się na bardzo ogólnym poziomie. Pokazuje kierunek w jakim podążamy i pomaga w pewnym zakresie skupić się na najważniejszych zadaniach.

Macierz możemy wykorzystać do ogólnego zaplanowania dnia, tygodnia czy miesiąca, skupiając się na najważniejszych zadaniach i eliminując pożeracze czasu. I to jest największa zaleta Macierzy Eisenhovera - położenie nacisku na skupienie i eliminację.